Le dépôt électronique des thèses à l’Université de Strasbourg : Informations à destination des doctorants
Suite à la décision de son Conseil d’Administration du 30 mars 2010, l’Université de Strasbourg adoptera, à compter du 1er janvier 2012, une nouvelle procédure de dépôt légal des thèses de doctorat : le dépôt légal électronique. Ce faisant, l’Université de Strasbourg, soucieuse de renforcer l’accessibilité et la visibilité de sa production scientifique, applique l’arrêté du 7 août 2006 relatif aux modalités de dépôt, de signalement, de reproduction, de diffusion et de conservation des thèses de doctorat.
Pour toute thèse soutenue après le 1er janvier 2012, le doctorant n’aura plus à déposer d’exemplaires « papier » de sa thèse. Le dépôt se fera exclusivement sous format électronique. Conformément aux dispositions de l’arrêté du 7 août 2006, la thèse sera diffusée automatiquement au sein de l’Université de Strasbourg sur le serveur des thèses et mémoires de l’Université (accès restreint sur authentification), sous réserve que la confidentialité n’ait pas été prononcée par le Président de l’Université. Cependant, la thèse pourra être librement accessible à tous sur le serveur (accès sans authentification) sous réserve de l’accord du doctorant. Dans tous les cas, un contrat de diffusion doit être signé par le doctorant et par l’Université (voir ci-dessous « formulaires à télécharger »).
La mise en ligne d’une thèse sous format électronique nécessite des pré-requis juridiques et techniques qui sont détaillés dans les rubriques ci-dessous :
- Informations juridiques importantes
- La procédure de dépôt électronique des thèses à l’Université de Strasbourg
- Créer les fichiers électroniques de votre thèse
- Contacts
Informations juridiques importantes
La thèse et le droit de la propriété intellectuelle et industrielle
Pour de plus amples informations, vous pouvez consulter les sites suivants :
- URFIST Paris : Le droit au service de la recherche (conférence du 14 avril 2011)
- Manuel Durand-Barthez (URFIST Paris) : Droit d’auteur et publication scientifique
- FORMADOCT (Université européenne de Bretagne) : La propriété littéraire et artistique
- FORMADOCT (Université européenne de Bretagne) : La propriété industrielle
Version d’archivage et version de diffusion de la thèse
La diffusion sur Internet de la version complète de la thèse, contenant des extraits d'œuvres protégées, est autorisée sous conditions par le protocole d'accord sur l'utilisation des livres, de la musique imprimée, des publications périodiques et des œuvres des arts visuels à des fins d'illustration des activités d'enseignement et de recherche.(Cf. Bulletin officiel de l'Éducation Nationale n° 7 du 17 février 2011)
Les œuvres non couvertes par ce protocole d'accord, doivent être remplacées par leur référence bibliographique avec l'URL pérenne (DOI) de la version électronique sur le site de l’éditeur.
Vous devez donc nous fournir deux versions de votre thèse :
- la version d’archivage : il s’agit de la version complète de la thèse, telle que validée par le jury de soutenance, après les éventuelles corrections. Cette version, uniquement destinée à l’archivage pérenne, ne sera pas accessible au public. Le fichier de cette version ne doit pas être verrouillé ;
- la version de diffusion : il s’agit, le cas échéant, de la version incomplète de la thèse, telle que validée par le jury de soutenance après les éventuelles corrections mais expurgée des éléments sous droit d’auteur pour lesquels vous n’auriez pas obtenu d’autorisation des ayants-droits. Cette version sera accessible au public. Le fichier de cette version doit comporter les restrictions d'usage.
Veuillez consulter la rubrique « 3. Créer les fichiers électroniques de votre thèse » pour préparer vos fichiers de thèse.
NB : Thèse contenant des articles
Si vos articles ne sont pas encore publiés, vous pouvez différer la mise en ligne de votre thèse, en mentionnant la date de diffusion souhaitée dans le contrat.
La procédure de dépôt électronique des thèses à l’Université de Strasbourg
Les différentes étapes de la procédure mise en place à l’Université de Strasbourg pour les thèses soutenues à compter du 1er janvier 2012 sont détaillées dans la présentation ci-dessous :
Démarches à effectuer avant soutenance
Le Doctorant :
- s’informe des modalités relatives à la soutenance à l’Université de Strasbourg.
- dépose à son école doctorale, au moins 2 mois avant la soutenance, la proposition de jury rédigée, sur le formulaire adéquat, par son directeur de thèse accompagnée du résumé de ses travaux.
L’école doctorale :
- réunit sa commission et valide la proposition de jury puis la transmet au département formation doctorale pour validation du Président de l’université.
- La proposition de jury est enregistrée par le département formation doctorale qui transmet un courrier aux membres du jury.
Le doctorant :
-
dépose 3 semaines avant la date présumée de soutenance :
- 1 exemplaire provisoire de sa thèse sur CdRom
- communique les dates, lieu et heure de soutenance au département formation doctorale.
Le département formation doctorale :
- vérifie sur un logiciel anti-plagiat le contenu du CdRom,
- réceptionne les pré-rapports 15 jours avant la soutenance
- prépare le registre et l’avis de présentation de la thèse qui est envoyé à tous les membres du jury.
Le doctorant :
- soutient sa thèse au jour dit si les rapports des rapporteurs sont favorables
Démarches à effectuer après soutenance :
Le registre de soutenance accompagné du rapport de soutenance est retourné au département formation doctorale.
Le département formation doctorale :
- enregistre le résultat
- transmet un courrier au candidat lui demandant de transmettre un CdRom comprenant :
- les résumés en français et en anglais ;
- sa thèse avec corrections s’il y a lieu ;
le formulaire d’enregistrement de thèse ;
le contrat d’édition électronique de la thèse complété et signé.
Le docteur :
- dépose le CdRom au département formation doctorale dans un délai d’un mois s’il n’y pas de corrections à apporter à son manuscrit, dans un délai de trois mois s’il a des corrections à effectuer. Voir le récapitulatif des documents à fournir
- La validation des corrections sera certifiée par le Directeur de thèse ou le président du jury.
- Le département formation doctorale et le SCD se chargent de la mise en ligne de la thèse.
Créer les fichiers électroniques de votre thèse
Il est obligatoire d’utiliser la première de couverture et la quatrième de couverture de l’Université de Strasbourg. Il est obligatoire de nous fournir les fichiers de votre thèse au format PDF. Les fichiers de votre thèse doivent impérativement répondre aux pré-requis techniques décrits dans les tutoriels ci-dessous :
- Créer un fichier PDF avec PDFCreator
- Créer un fichier PDF avec Open Office
- Créer un fichier PDF avec Adobe Acrobat Pro
- Créer des signets dans un fichier PDF avec Adobe Acrobat Pro
Par ailleurs, il est recommandé d'utiliser une feuille de style, qui vous aidera à structurer votre thèse. Nous vous proposons une feuille de style pour Microsoft Word. Des exemples de feuilles de style pour Open Office et Latex sont disponibles sur le site Internet de l'Université de Tours.
Contacts
L'URFIST de Strasbourg dispense des formations accessibles aux doctorants sur de nombreux thèmes, dont, par exemple, la structuration de la thèse électronique, la propriété industrielle, la propriété intellectuelle, etc.
L'équipe du Département Formation doctorale (Direction de la Recherche) est à votre disposition pour toute question sur la procédure de dépôt de la thèse.
L'équipe du Service des thèses (Service Commun de la Documentation) est à votre disposition pour toute question sur la structuration de la thèse électronique.
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